Välkommen till årsstämma i Elekta AB (publ)

Aktieägarna i Elekta AB (publ) kallas härmed till årsstämma klockan 13:00 torsdagen den 1 september 2016 på Moderna Museet i Stockholm. Registrering sker från klockan 12:00.

Anmälan
Aktieägare som vill delta i årsstämman ska:

-   vara införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken fredagen den 26 augusti 2016, och

-   anmäla sin avsikt att delta i årsstämman (jämte antalet eventuella biträden) till bolaget senast fredagen den 26 augusti 2016, helst före klockan 16:00 till:

Internet:           www.elekta.com

Post:              Elekta AB (publ)
                      ”Årsstämman”
                      Box 7842
                      103 98 Stockholm

Telefon:           08-402 92 80

Vid anmälan ska aktieägare lämna uppgifter om namn/firma, personnummer/organisationsnummer, adress, telefonnummer och registrerat aktieinnehav.

Fullmakt, förvaltarregistrerade aktier m.m.
Aktieägare som företräds genom ombud ska utfärda fullmakt för ombudet. Om deltagande ska ske via fullmakt bör fullmakten i original sändas in tillsammans med anmälan. Fullmaktsformulär på svenska och engelska finns att hämta på bolagets hemsida www.elekta.com. För juridisk person ska bestyrkt kopia av registreringsbevis eller motsvarande för den juridiska personen bifogas. Registreringsbevis och fullmakt får inte vara äldre än ett år. Vad gäller fullmakten kan emellertid en längre giltighetstid ha angivits i den (dock högst fem år).

Personuppgifter som hämtas från anmälningar, fullmakter och den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken kommer att användas för erforderlig registrering och upprättande av röstlängd för årsstämman.

Aktieägare som har sina aktier förvaltarregistrerade måste, för att äga rätt att delta i årsstämman, tillfälligt inregistrera aktierna i eget namn i aktieboken hos Euroclear Sweden AB. Sådan registrering, så kallad rösträttsregistrering, måste vara verkställd senast fredagen den 26 augusti 2016 vilket innebär att aktieägaren i god tid före denna dag måste meddela sin önskan härom till förvaltaren.

Redovisningshandlingar och revisionsberättelse, revisorernas yttrande enligt 8 kap 54 § aktiebolagslagen samt styrelsens fullständiga förslag till beslut enligt punkterna 10 (inklusive styrelsens yttrande enligt 18 kap 4 § aktiebolagslagen), 18, och 20 a) (inklusive styrelsens yttrande enligt 19 kap 22 § aktiebolagslagen) i dagordningen kommer att hållas tillgängliga på bolagets hemsida, www.elekta.com, samt hos bolaget på Kungstensgatan 18 i Stockholm, senast från och med torsdagen den 11 augusti 2016 och kommer att sändas per post till de aktieägare som så begär och uppger sin postadress. Valberedningens förslag och motiverat yttrande samt uppgifter om samtliga föreslagna styrelseledamöter hålls tillgängligt på bolagets hemsida från dagen för utfärdande av kallelsen. Samtliga handlingar kommer också att framläggas på stämman.

Det totala antalet aktier i bolaget uppgår till 382 829 047 aktier, varav 14 250 000 aktier av serie A och 368 579 047 aktier av serie B, motsvarande sammanlagt 511 079 047 röster. A-aktie berättigar till tio röster och B-aktie berättigar till en röst. Bolaget innehar 1 541 368 B-aktier, som inte kan företrädas vid stämman. Uppgifterna avser förhållandet vid tidpunkten för kallelsens utfärdande.

Aktieägare som är närvarande vid årsstämman har rätt att begära upplysningar avseende ärenden på dagordningen eller bolagets ekonomiska situation i enlighet med 7 kap 32 § aktiebolagslagen.


Dagordning

1.   Stämmans öppnande;

2.   Val av ordförande vid stämman;

3.   Upprättande och godkännande av röstlängd;

4.   Godkännande av dagordningen;

5.   Val av en eller två justeringsmän;

6.   Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad;

7.   Framläggande av årsredovisningen och revisionsberättelsen samt koncernredovisningen och koncernrevisionsberättelsen;

8.   Verkställande direktörens anförande samt styrelseordförandens redogörelse för arbetet i styrelsen och styrelsens utskott;

9.   Beslut om fastställande av balansräkningen och resultaträkningen samt koncernbalansräkningen och koncernresultaträkningen;

10. Beslut om disposition av bolagets resultat enligt den fastställda balansräkningen;

11. Beslut om ansvarsfrihet åt styrelseledamöterna och verkställande direktören;

12. Redogörelse för valberedningens arbete;

13. Fastställande av antalet styrelseledamöter och eventuella styrelsesuppleanter;

14. Fastställande av arvode åt styrelsen och revisorerna;

15. Val av styrelseledamöter och eventuella styrelsesuppleanter;

16. Val av revisor;

17. Beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare;

18. Beslut om

      a) Prestationsbaserat Aktieprogram 2016

      b) överlåtelse av egna aktier i anledning av Prestationsbaserat Aktieprogram 2016;

19. Beslut om bemyndigande för styrelsen att fatta beslut om överlåtelse av egna aktier i anledning av Prestationsbaserat Aktieprogram 2014 och 2015;

20. Beslut om

      a) bemyndigande för styrelsen att fatta beslut om förvärv av egna aktier

      b) bemyndigande för styrelsen att fatta beslut om överlåtelse av egna aktier;

21. Utseende av valberedning;

22. Förslag till beslut från aktieägaren Thorwald Arvidsson om:

      a) att anta en nollvision beträffande arbetsplatsolyckor inom bolaget

      b) att uppdra åt styrelsen att tillsätta en arbetsgrupp beträffande nollvisionen

      c) årlig rapportering av nollvisionen

      d) att anta en jämställdhetsvision inom bolaget

      e) att uppdra åt styrelsen att tillsätta en arbetsgrupp beträffande jämställdhetsvisionen

      f) årlig rapportering av jämställdhetsvisionen

      g) att uppdra åt styrelsen att få till stånd en aktieägarförening i bolaget

      h) att styrelseledamot inte tillåts fakturera styrelsearvode via juridisk person

      i) att valberedningen särskilt ska beakta etik, kön och etnicitet

      j) att uppdra åt styrelsen att förändra de legala möjligheterna att fakturera styrelsearvode via juridisk person

      k) att ändra § 5, 2 st. bolagsordningen

      l) att uppdra till styrelsen att försöka avskaffa den legala möjligheten till s.k. rösträttsgradering i svenska aktiebolag

      m) att införa bestämmelse om s.k. politikerkarantän i bolagsordningen

      n) att uppdra till styrelsen att försöka få till stånd en nationell s.k. politikerkarantän

      o) att uppdra till styrelsen att utarbeta ett förslag till representation för de små och medelstora aktieägarna i såväl valberedning som styrelse

      p) att uppdra åt styrelsen att tillskriva regeringen för att fästa uppmärksamhet avseende behovet av sådan representation; och

23. Stämmans avslutande

Styrelsens, valberedningens och aktieägares förslag till beslut

Punkt 2 – Stämmoordförande
Till ordförande vid stämman föreslår valberedningen advokaten Bertil Villard.

Punkt 10 – Disposition av bolagets resultat
Styrelsen föreslår att av bolagets disponibla vinstmedel, 2 283 486 617 kronor, ska utdelning till aktieägarna ske med ett belopp motsvarande 0,50 kronor per aktie, samt att återstoden balanseras i ny räkning. Det föreslås att utdelningen fördelas på två utbetalningstillfällen om 0,25 kronor per utbetalning. Den första avstämningsdagen föreslås vara måndagen den 5 september 2016 och den andra avstämningsdagen föreslås vara måndagen den 6 mars 2017. Beslutar årsstämman i enlighet med förslaget beräknas utdelning sändas ut genom Euroclear Sweden AB:s försorg torsdagen den 8 september 2016 respektive torsdagen den 9 mars 2017.

Punkterna 13 - 16 – Val av styrelse och revisor samt arvoden till styrelsen och revisorerna
Valberedningen föreslår att styrelsen ska bestå av nio (oförändrat) ledamöter, utan suppleanter.

Valberedningen föreslår att arvode ska utgå till styrelsen med totalt 4 295 000 kronor (oförändrat), varav 1 075 000 kronor (oförändrat) till styrelsens ordförande, 460 000 kronor (oförändrat) vardera till externa styrelseledamöter, samt utskottsarvode om totalt 770 000 kronor (660 000), varav 90 000 kronor (oförändrat) till ordföranden och 50 000 kronor (oförändrat) till annan ledamot i bolagets ersättningsutskott, 200 000 kronor (oförändrat) till ordföranden och 110 000 kronor (oförändrat) till annan ledamot i bolagets revisionsutskott. Arvode eller ersättning för utskottsarbete ska inte utgå till styrelseledamot som är anställd i bolaget.

Mot bakgrund av att revisionsutskottet efter årsstämman 2015 utökats från tre till fyra ledamöter föreslår valberedningen att retroaktiv ersättning om 55 000 kronor (baserat pro rata i förhållande till antal utskottsmöten ledamoten deltagit vid under året 2015/2016) utgår till den fjärde ledamoten.

Revisorsarvoden föreslås utgå enligt godkänd räkning.

Valberedningen föreslår att var och en av Luciano Cattani, Annika Espander Jansson, Laurent Leksell, Siaou-Sze Lien, Johan Malmqvist, Tomas Puusepp, Wolfgang Reim, Jan Secher och Birgitta Stymne Göransson omväljs som ledamöter i styrelsen för tiden intill slutet av nästa årsstämma. Till styrelsens ordförande föreslås omval av Laurent Leksell.

Valberedningen föreslår att PwC, med huvudansvarig revisor auktoriserad revisor Johan Engstam, väljs som revisor för tiden intill slutet av nästa årsstämma.

Punkt 17 – Beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare
Styrelsen föreslår att årsstämman godkänner följande riktlinjer för ersättning och andra anställningsvillkor för koncernens ledande befattningshavare. Riktlinjerna ska gälla för anställningsavtal som ingås efter årsstämman och eventuella ändringar i befintliga anställningsavtal som görs efter årsstämman. Enligt förslaget ska styrelsen kunna avvika från nedanstående riktlinjer i enskilda fall om särskilda skäl föreligger.

Riktlinjerna i förslaget nedan är i stort oförändrade jämfört med de senast beslutade riktlinjerna vilka föreslogs av styrelsen och godkändes av årsstämman 2015 med undantag för avsnittet ”Total kompensation” och ”Villkor vid uppsägning och avgångsvederlag” nedan.

Riktlinjer
Det är för Elekta och dess aktieägare av grundläggande betydelse att principerna för ersättning och övriga anställningsvillkor för befattningshavare i koncernen i ett kort- och långsiktigt perspektiv attraherar, motiverar och skapar goda förutsättningar för att behålla kompetenta medarbetare och chefer. För att uppnå detta är det viktigt att vidmakthålla rättvisa och internt balanserade villkor som samtidigt är marknadsmässigt konkurrenskraftiga avseende struktur, omfattning och nivå på ersättning till befattningshavare inom bolaget. Anställningsvillkoren för ledande befattningshavare bör innehålla en väl avvägd kombination av fast lön, rörlig ersättning, årlig bonus, långsiktiga incitamentsprogram, pensionsförmåner och andra förmåner samt villkor vid uppsägning där så är tillämpligt.

Total kompensation
Den totala kompensationen, det vill säga fast lön jämte rörlig ersättning, ska vara marknadsmässig på den geografiska marknad inom vilken individen är bosatt. Tillämpade ersättningsnivåer ska ses över årligen, med beaktande av ersättningsnivåerna för likvärdiga befattningar på marknaden för att säkerställa att bolaget kan attrahera och behålla verksamhetskritiska kompetenser där det behövs. Marknadens medianlöner fastställs genom extern benchmarking. Kompensationen bör vara baserad på prestation och därför bör den årliga rörliga ersättningen utgöra en relativt stor del av den totala kompensationen.

Ersättning och ersättningsformer
Koncernens ersättningssystem innehåller olika former av ersättning i syfte att skapa en väl avvägd kompensation som styrker och stödjer kort och långsiktig målstyrning och måluppfyllelse.

Fast lön
Den fasta lönen till ledande befattningshavare ska vara individuell och baserad på varje individs ansvar och roll såväl som individens kompetens och erfarenhet i relevant befattning samt regionala förhållanden.

Rörlig ersättning
Utöver fast lön har ledande befattningshavare rätt till rörlig ersättning. Den rörliga ersättningen är strukturerad som en andel av den totala ersättningen och ska i första hand vara relaterad till utfall av koncerngemensamma finansiella mål. Resultatmål för den rörliga ersättningen ska främst vara kopplade till utfallet av särskilda finansiella och funktionella mål i koncernens kompensations- och förmånssystem.

Den rörliga ersättningens storlek varierar beroende på befattning och kan utgöra mellan 30 och 70 procent av den fasta lönen vid full måluppfyllelse. Måluppfyllelsen mäts och eventuella utbetalningar för dessa görs kvartalsvis. Maximigränsen för den delen av den rörliga ersättningen som kan betalas ut kvartalsvis är 100 procent.

Mål för den rörliga ersättningen fastställs årligen av styrelsen i syfte att säkerställa att de är i linje med koncernens affärsstrategi och resultatmål. Andra resultatmål, så kallade Key Performance Indicators, används för att säkerställa fokus på icke-finansiella mål av särskilt intresse.

Årlig bonus
Om de finansiella målen inom den rörliga löneplanen överträffas, finns det möjlighet att utbetala en extra ersättning, kallad årlig bonus. Den årliga bonusen innebär att det finns en potential att få som mest 60 procent av den rörliga ersättningen. Maximiutbetalningen för summan av den rörliga ersättningen och den årliga bonusen är således begränsad till 160 procent av det ursprungliga målet för den rörliga ersättningen. Planen innehåller också en lägsta prestationsnivå eller tröskel under vilken ingen rörlig ersättning eller bonus erhålls.


Aktierelaterade långsiktiga incitamentsprogram
Styrelsen använder långsiktiga incitamentsprogram för att säkerställa överensstämmelse mellan aktieägarnas intressen och de intressen som ledande befattningshavare och andra nyckelpersoner i företaget har. Styrelsen utvärderar årligen huruvida ett aktierelaterat långsiktigt incitamentsprogram bör föreslås årsstämman.

I syfte att stärka långsiktighet i beslutsfattande och säkerställa långsiktig måluppfyllelse, samt täcka situationer där aktierelaterade lösningar kan vara olämpliga eller förbjudna enligt lag, kan styrelsen selektivt besluta om andra typer av icke-aktierelaterade långsiktiga incitamentsprogram. Ersättning i form av andra långsiktiga incitamentsprogram ska endast användas under särskilda förhållanden och ligga i linje med vad som är praxis på respektive marknad samt kräver fortsatt anställning i koncernen.

Åtgärder för att behålla nyckelmedarbetare
För att säkerställa långsiktigt engagemang och att nyckelmedarbetare stannar kvar i samband med förvärv av nya företag, avyttring av verksamhet eller annan övergångsaktivitet, kan ytterligare årlig bonus utbetalas med fördröjd utbetalning på mellan 12 och 24 månader. Fördröjd bonus kräver fortsatt anställning till ett förutbestämt datum för att någon utbetalning ska ske, och tillämpas enbart i mycket särskilda fall, vilket betyder att den inte ingår i något ordinarie ersättningssystem. Den fördröjda bonusen ska inte överstiga 50 procent av den avtalade årliga rörliga ersättningen och ska i övrigt följa samma principer som gäller för koncernens bonusplan.

Pensioner
När nya pensionsavtal upprättas ska ledande befattningshavare som är pensionsberättigade enbart ha avgiftsbestämda pensionsavtal. Pensionering sker normalt, för de ledande befattningshavare som är svenska medborgare, vid 65 års ålder och för övriga enligt respektive lands pensionsregler. Huvudregeln är att pensionsavsättningar baseras på enbart fast lön. Vissa individuella anpassningar kan förekomma i linje med lokal marknadspraxis.

Övriga förmåner
Förmåner såsom företagsbil, ersättning för frisk-, sjukvårds- samt sjukförsäkring etcetera, ska utgöra en mindre del av den totala kompensationen och överensstämma med vad som är marknadsmässigt brukligt på respektive geografisk marknad.

Villkor vid uppsägning och avgångsvederlag
Uppsägningstider inom Elekta följer de lagar och avtal som gäller på respektive geografisk marknad. Ledande befattningshavare har uppsägningstider på mellan 6 och 12 månader.

Avgångsvederlag som ger ledande befattningshavare rätt till utbetalning av klumpsummor bör i princip inte förekomma.

Berednings- och beslutsprocess
Elektas Executive Compensation & Capability Committee, eller ersättningsutskott, har under året givit styrelsen rekommendationer gällande principer för utformningen av koncernens kompensationssystem samt ersättning till ledande befattningshavare och högre chefer. Rekommendationerna har innefattat utformning av bonussystem, fördelning mellan fast och rörlig ersättning samt storleken på eventuella löneökningar. Utskottet har vidare föreslagit kriterier för bedömning av prestationer för ledande befattningshavare och högre chefer. Beslut kring verkställande direktörs och koncernchefs ersättningar har beslutats av styrelsen i sin helhet.

Styrelsen har diskuterat förslagen från utskottet och lämnar med ledning av givna rekommendationer förslag till årsstämman. Elektas ersättningsutskott består av styrelsens ordförande och tre oberoende styrelseledamöter. Verkställande direktören närvarar vid utskottets sammanträden. Koncernens personaldirektör är föredragande.

Punkt 18 a) – Beslut om Prestationsbaserat Aktieprogram 2016
Prestationsbaserat Aktieprogram 2016 (”PSP 2016”) inkluderar styrelsens förslag om beslut att implementera ett prestationsbaserat aktieprogram samt överlåtelse av egna aktier.

Bakgrund
Långsiktig rörlig ersättning är en integrerad del av Elektas ersättningsstrategi och Elekta har under ett antal år beslutat om ett långsiktigt incitamentsprogram i form av ett prestationsbaserat aktieprogram riktat till nyckelpersoner inom koncernen.

Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar om PSP 2016 i enlighet med de huvudprinciper som framgår nedan. Villkoren för föreslaget PSP 2016 är i allt väsentligt desamma som villkoren för prestationsbaserat aktieprogram 2015. Syftet med PSP 2016 är att uppmuntra till och förbättra det långsiktiga värdeskapandet i enlighet med aktieägarnas intressen, bolagets strategi och finansiella mål såväl som att fokusera på att återupprätta förlorat aktieägarvärde.

Förslag till beslut om Prestationsbaserat Aktieprogram 2016
Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar om implementering av PSP 2016. För att kunna implementera PSP 2016 föreslår styrelsen att maximalt 530 000 aktier av serie B i Elekta får användas i PSP 2016 för överlåtelse till anställda inom koncernen och att maximalt 30 procent av dessa aktier får överlåtas på Nasdaq Stockholm för täckande av bland annat sociala avgifter.

Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar i enlighet med förslagen nedan.

Implementering av Prestationsbaserat Aktieprogram 2016
PSP 2016 ska erbjudas individer som har störst möjlighet att påverka bolagets långsiktiga utveckling, dvs. den verkställande direktören samt ledande befattningshavare, allt som allt elva (11) anställda.

Styrelsen kommer att fastställa ett maximalt värde för PSP 2016 per individ demominerat i kronor. Det maximala värdet för den verkställande direktören uppgår till 4 050 000 kronor och för de andra ledande befattningshavarna uppgår värdet till maximalt 2 025 000 kronor per person. Det sammanlagda totala värdet för samtliga deltagare i PSP 2016 uppgår till maximalt 24 300 000 kronor, exklusive sociala avgifter.

Respektive deltagares maximala värde ska konverteras till ett antal aktier baserat på den genomsnittliga sista betalkursen för aktier av serie B i Elekta på Nasdaq Stockholm under en period av tio handelsdagar före den dag erbjudande om deltagande i programmet lämnas. Det totala antalet aktier som omfattas av PSP 2016 och samtliga aktier i utestående incitamentsprogram kan totalt dock högst motsvara fem (5) procent av bolagets totala antal utestående aktier.

Deltagare i PSP 2016 kommer att erhålla en villkorad rätt att tilldelas prestationsaktier vilket är en rätt att vid en framtida tidpunkt erhålla ett visst antal sådana aktier under förutsättning att tillämpliga villkor är uppfyllda. Det maximala antalet aktier som kan erhållas är beroende av graden av uppfyllande av ett prestationsmål, EPS-tillväxt över en treårig prestationsperiod. Styrelsen fastställer minimi- och maximinivån för prestationsmålet. För PSP 2016 kommer PSP- tilldelningen att intjänas om den årliga tillväxttakten för EPS är mellan 103 och 132 procent vid jämförelse av 2018 års finansiella resultat med 2015 års. Prestationsmålet ska justeras vid händelser som påverkar antalet utestående aktier i bolaget, eller vid oförutsedda väsentliga händelser som påverkar koncernens verksamhet eller på annat sätt påverkat prestationsmålet och om styrelsen så finner det relevant. För det fall bolaget beslutar om förändringar i dess redovisningsprinciper eller fattar beslut om att uppta omstruktureringskostnader kan styrelsen komma att fatta beslut om förändringar i prestationsmålet för PSP 2016.

Erhållande av aktier är normalt avhängigt fortsatt anställning inom koncernen.

Uppfylls samtliga i PSP 2016 uppställda villkor ska tilldelning av aktier ske vederlagsfritt tre år efter att avtal ingåtts och efter det att styrelsen godkänt utfallet. Innan antalet aktier, som ska tilldelas, slutligen bestäms, ska styrelsen pröva om tilldelningen är rimlig i förhållande till bolagets finansiella resultat och ställning, förhållanden på aktiemarknaden och andra omständigheter, samt om styrelsen bedömer att så inte är fallet, reducera antalet aktier som ska tilldelas till det lägre antal aktier som styrelsen bedömer lämpligt.

Deltagarna ska inte erlägga någon betalning för sina rättigheter under programmet.

Deltagarna ska vid tilldelning av aktier erhålla kontant kompensation för kontant utdelning under de tre räkenskapsåren 2016-2018.

Antal aktier som omfattas av förslaget kan av styrelsen komma att omräknas på grund av förändringar i kapitalstruktur såsom fondemission, sammanläggning eller uppdelning av aktier, nyemission eller nedsättning av aktiekapitalet eller liknande åtgärder.

Styrelsen, eller av styrelsen för ändamålet inrättat utskott, ska ansvara för den närmare utformningen och hanteringen av PSP 2016, inom ramen för angivna huvudsakliga villkor och riktlinjer. I samband därmed ska styrelsen äga rätt att göra anpassningar för att uppfylla regler eller marknadsförutsättningar utomlands. Styrelsen ska även äga rätt att vidta andra justeringar under förutsättning att det sker betydande förändringar i koncernen eller dess omvärld som skulle medföra att beslutade villkor för tilldelning enligt PSP 2016 inte längre är lämpliga.

Deltagande i PSP 2016 förutsätter dels att detta lagligen och lämpligen kan ske, dels att det enligt styrelsens bedömning kan komma att ske med rimliga administrativa kostnader och ekonomiska insatser.

För att minska den ekonomiska risken vid en ökning av aktiekursen under löptiden för prestationsaktierna samt för att säkerställa möjligheten att överlåta aktier avser Elekta att förvärva och överlåta egna aktier i enlighet med punkterna 20 a) och 18 b).

Kostnader för Prestationsbaserat Aktieprogram 2016
Under antagande att maximalt antal aktier tilldelas under PSP 2016 och en aktiekurs om 65 kronor erfordras maximalt 486 000 aktier av serie B för att fullgöra åtaganden under programmet (inklusive sociala avgifter), motsvarande cirka 0,10 procent av det totala antalet utestående aktier. Antalet aktier som omfattas av tidigare och utestående incitamentsprogram uppgår till 1 147 733 aktier, motsvarande cirka 0,30 procent av det totala antalet utgivna aktier.

Under antagande att maximalt antal aktier tilldelas under PSP 2016 och en aktiekurs om 65 kronor, beräknas kostnaderna, inklusive kostnader för sociala avgifter och finansieringskostnaden för återköpta aktier, uppgå till cirka 31 590 000 kronor.

Säkringsåtgärder
För att säkerställa leverans till PSP 2016 föreslår styrelsen under punkten 18 b) att högst 530 000 aktier av serie B ska kunna överlåtas till anställda inom koncernen, och därutöver att en del av dessa aktier även ska kunna överlåtas på Nasdaq Stockholm för täckande av bland annat sociala avgifter. Skulle förslaget att överlåta återköpta aktier till deltagare i PSP 2016 inte godkännas av årsstämman kommer styrelsen att undersöka andra möjligheter för att säkerställa leveransåtagandena med anledning av PSP 2016.

Förslagets beredning
Förslaget har beretts av bolagets ersättningsutskott i samråd med styrelsen. Beslutet att förelägga PSP 2016 till årsstämman har fattats av styrelsen.

Utestående incitamentsprogram i Elekta
För en beskrivning av Elektas pågående aktierelaterade incitamentsprogram hänvisas till not 5 i Elektas årsredovisning för 2015/2016.

Majoritetskrav
Årsstämmans beslut enligt styrelsens förslag under punkt 18 a) är giltigt endast om det biträds av aktieägare med mer än hälften av de avgivna rösterna eller, vid lika röstetal, den mening som ordföranden biträder.

Punkt 18 b) – Beslut om överlåtelse av egna aktier i anledning av Prestationsbaserat Aktieprogram 2016
Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar om överlåtelse av bolagets egna aktier och bemyndigande för styrelsen i anledning av PSP 2016 i enlighet med följande villkor.

i)         Högst 530 000 aktier av serie B får överlåtas med avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt.

ii)         Rätt att förvärva aktier ska tillkomma sådana personer inom koncernen som omfattas av villkoren för PSP 2016. Vidare ska dotterbolag inom koncernen äga rätt att vederlagsfritt förvärva aktier, varvid sådana dotterbolag ska vara skyldiga att omgående vederlagsfritt överlåta aktier till sina anställda som omfattas av PSP 2016.

iii)        Rätt att erhålla aktier ska tillkomma den anställde under den tid som den anställde har rätt att erhålla aktier enligt villkoren för PSP 2016.

iv)        Anställd som omfattas av villkoren för PSP 2016 ska, under vissa förutsättningar, erhålla aktier av serie B vederlagsfritt.

v)         Styrelsen bemyndigas att, under tiden fram till nästkommande årsstämma, vid ett eller flera tillfällen, fatta beslut om att på Nasdaq Stockholm överlåta högst 159 000 aktier i syfte att täcka vissa utgifter, i huvudsak sociala avgifter. Överlåtelse får ske till ett pris inom det vid var tid registrerade kursintervallet (den så kallade spreaden), det vill säga intervallet mellan högsta köpkurs och lägsta säljkurs vid tidpunkten för beslutet om överlåtelsen samt i förekommande fall med iakttagande av de regler som följer av börsens regler.

Skälen för avvikelsen från aktieägarnas företrädesrätt och grunden för överlåtelseprisets beräknande är följande:

Överlåtelsen av egna aktier utgör en del av genomförandet av det föreslagna PSP 2016. Styrelsen anser det vara till fördel för bolaget och dess aktieägare att anställda är aktieägare i bolaget. Grunden för beräkningen av överlåtelsepriset framgår av styrelsens förslag under punkt 18 a) ovan.

Årsstämmans beslut enligt styrelsens förslag under punkt 18 b) är giltigt endast om det biträds av aktieägare med minst nio tiondelar av såväl de avgivna rösterna som de vid stämman företrädda aktierna.

Punkt – 19 Beslut om bemyndigande för styrelsen att fatta beslut om överlåtelse av egna aktier i anledning av Prestationsbaserat Aktieprogram 2014 och 2015
Styrelsen föreslår att årsstämman bemyndigar styrelsen att i anledning av Prestationsbaserat Aktieprogram 2014 och 2015 under tiden fram till nästkommande årsstämma, vid ett eller flera tillfällen, fatta beslut om att på Nasdaq Stockholm överlåta högst 299 700 aktier i syfte att täcka vissa utgifter (i huvudsak sociala avgifter). Överlåtelse får ske till ett pris inom det vid var tid registrerade kursintervallet (den så kallade spreaden), det vill säga intervallet mellan högsta köpkurs och lägsta säljkurs vid tidpunkten för beslutet om överlåtelsen samt i förekommande fall med iakttagande av de regler som följer av börsens regler.

Årsstämmans beslut enligt styrelsens förslag under punkt 19 är giltigt endast om det biträds av aktieägare med minst två tredjedelar av såväl de avgivna rösterna som de vid stämman företrädda aktierna.

Punkt 20 a) – Beslut om bemyndigande för styrelsen att fatta beslut om förvärv av egna aktier
Styrelsen föreslår att årsstämman bemyndigar styrelsen att under tiden fram till nästkommande årsstämma, vid ett eller flera tillfällen, fatta beslut om att förvärva högst så många egna aktier att bolaget efter förvärv innehar sammanlagt högst tio procent av totala antalet aktier i bolaget. Återköp ska ske på Nasdaq Stockholm till ett pris inom den så kallade spreaden (jämför ovan) samt i övrigt med iakttagande av de regler som följer av börsens regler. Syftet med återköpet av egna aktier är i första hand att anpassa bolagets kapitalstruktur till bolagets kapitalbehov samt att i förekommande fall kunna överlåta aktier i samband med finansiering av företagsförvärv samt andra typer av strategiska investeringar och förvärv. Syftet är därtill att möjliggöra säkring av kostnader och leverans sammanhängande med genomförandet av Prestationsbaserat Aktieprogram 2016 som föreslås under punkt 18.

Årsstämmans beslut enligt styrelsens förslag under punkt 20 a) är giltigt endast om det biträds av aktieägare med minst två tredjedelar av såväl de avgivna rösterna som de vid stämman företrädda aktierna.

Punkt 20 b) – Beslut om bemyndigande för styrelsen att fatta beslut om överlåtelse av egna aktier
Styrelsen föreslår att årsstämman bemyndigar styrelsen att under tiden fram till nästkommande årsstämma, vid ett eller flera tillfällen, fatta beslut om att överlåta aktier i bolaget. Överlåtelse av egna aktier får endast ske i samband med finansiering av företagsförvärv samt andra typer av strategiska investeringar och förvärv och med högst det antal egna aktier som bolaget vid var tid innehar. Överlåtelse av egna aktier får ske på eller utanför Nasdaq Stockholm.

I samband med förvärv av företag eller rörelser får överlåtelse av egna aktier ske med avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt och till ett pris inom den så kallade spreaden (jämför ovan) vid tidpunkten för beslutet om överlåtelsen samt i förekommande fall med iakttagande av de regler som följer av börsens regler. Ersättning för sålunda överlåtna aktier kan erläggas kontant eller genom apport eller kvittning av fordran mot bolaget, eller annars med villkor. Skälen till styrelsens bemyndigande att avvika från aktieägarnas företrädesrätt är att i förekommande fall kunna finansiera eventuella företagsförvärv samt andra typer av strategiska investeringar och förvärv på ett kostnadseffektivt sätt.

Årsstämmans beslut enligt styrelsens förslag under punkt 20 b) är giltigt endast om det biträds av aktieägare med minst två tredjedelar av såväl de avgivna rösterna som de vid stämman företrädda aktierna.

Punkt 21 – Utseende av valberedning
Valberedningen föreslår att förfarandet för tillsättande av valberedning inför årsstämman 2017 i huvudsak ska gå till enligt följande.

Styrelsens ordförande ska före utgången av räkenskapsårets andra kvartal kontakta de fyra röstmässigt största aktieägarna, utöver den eller de aktieägare som styrelseordföranden själv eventuellt representerar, vilka ska ges möjlighet att utse var sin ledamot att tillsammans med styrelseordföranden utgöra valberedning för tiden intill dess att nästa årsstämma hållits, eller i förekommande fall, intill dess att en ny valberedning utsetts. Om aktieägare avstår från sin rätt att utse ledamot ska rätten att utse ledamot av valberedningen övergå till den till röstetalet närmast följande största aktieägare som inte redan utsett eller haft rätt att utse ledamot av valberedningen. Vid bedömningen av vilka ägare som är röstmässigt starkast ska ägarstatistik från Euroclear Sweden AB per den sista bankdagen i september månad och övrig tillförlitlig information som tillhandahållits bolaget vid denna tidpunkt, läggas till grund. Såvida inte valberedningen enhälligt beslutar att utse annan ledamot till valberedningens ordförande ska ordförande i valberedningen vara den ledamot som utsetts av den röstmässigt största aktieägaren. Valberedningen ska ha rätt att efter enhälligt beslut härom utse person som adjungerad ledamot i valberedningen. Sådan adjungerad ledamot deltar ej i valberedningens beslut. Namnen på ledamöterna av valberedningen samt vem de utsetts av ska offentliggöras så snart de utsetts, dock senast sex månader före nästa årsstämma. Ingen ersättning ska utgå till valberedningens ledamöter.

Om någon av de aktieägare som har utsett ledamot till valberedningen avyttrar sina aktier i bolaget innan valberedningens uppdrag fullgjorts ska ledamot av valberedningen, vilken utsetts av sådan aktieägare, om valberedningen så beslutar, ersättas av ledamot att utses av den aktieägare som vid denna tidpunkt är störst aktieägare, efter de andra aktieägare som är representerade i valberedningen. Skulle någon av ledamöterna av valberedningen upphöra att representera den aktieägare som utsett denne, innan valberedningens uppdrag fullgjorts, ska sådan ledamot, om aktieägaren så önskar, ersättas av en ny ledamot utsedd av aktieägaren i fråga. Valberedningen har rätt att, om så bedöms lämpligt, utöver eventuellt adjungerad ledamot enligt ovan, adjungera ledamot som utses av aktieägare som efter det att valberedningen konstituerats kommit att ingå bland de fyra röstmässigt största aktieägarna. Sådan adjungerad ledamot deltar ej i valberedningens beslut.

Valberedningen ska utföra sitt uppdrag i enlighet med Svensk kod för bolagsstyrning och andra tillämpliga regler och i uppdraget ingår bland annat att lämna förslag till:

i)            ordförande vid årsstämma;

ii)            ordförande och övriga ledamöter i styrelsen;

iii)           arvode till icke-anställda styrelseledamöter;

iv)          arvode till bolagets revisor och val av revisor; och

v)           i den mån så anses erforderligt, förslag till ändringar i dessa instruktioner för valberedningen.

Punkt 22 – Förslag till beslut från aktieägaren Thorwald Arvidsson
Aktieägaren Thorwald Arvidsson har begärt att följande ärenden tas upp till behandling på årsstämman.

a) Anta en nollvision beträffande arbetsplatsolyckor inom bolaget,

b) Uppdra åt styrelsen att tillsätta en arbetsgrupp för att förverkliga denna nollvision,

c) Resultatet årligen ska rapporteras skriftligt till årsstämman, förslagsvis genom att rapporten tas in i den tryckta årsredovisningen,

d) Anta en vision om absolut jämställdhet mellan män och kvinnor, på samtliga nivåer inom bolaget,

e) Uppdra åt styrelsen att tillsätta en arbetsgrupp med uppgift att på sikt förverkliga även denna vision samt noggrant följa utvecklingen på såväl jämställdhets- som etnicitetsområdet,

f) Årligen avge en skriftlig rapport till årsstämman, förslagsvis genom att rapporten tas in i den tryckta årsredovisningen,

g) Uppdra åt styrelsen att vidta erforderliga åtgärder för att få till stånd en aktieägarförening i bolaget,

h) Ledamot av styrelsen inte tillåts fakturera sitt styrelsearvode via juridisk person, svensk eller utländsk,

i) Valberedningen vid fullgörande av sitt uppdrag ska fästa särskilt avseende vid frågor sammanhängande med etik, kön och etnicitet,

j) I anslutning till h) ovan uppdra åt styrelsen att genom hänvändelse till vederbörande myndighet söka få till stånd en förändring av det legala regelverket,

k) Ändring av bolagsordningens § 5, 2 st., så att såväl aktier av serie A och B ska medföra en röst,

l) Uppdra åt styrelsen att genom hänvändelse till regeringen fästa uppmärksamheten på önskvärdheten av att genom en ändring av det rättsliga regelverket avskaffa möjligheten till s.k. rösträttsgradering i svenska aktiebolag,

m) Ändring av bolagsordningen genom tillägg av ett andra och ett tredje stycke med följande lydelse: ”Förutvarande stadsråd må ej utses till ledamot av styrelsen förrän två år förflutit från vederbörande lämnat uppdraget. Annan med offentliga medel arvoderad politiker må ej utses till ledamot av styrelsen förrän ett år förflutit från det vederbörande lämnat uppdraget, såvida inte synnerliga skäl föranleder annat.”,

n) Uppdra åt styrelsen att genom hänvändelse till regeringen peka på önskvärdheten av att få till stånd en nationell så kallad politikerkarantän,

o) Uppdra åt styrelsen att utarbeta ett förslag till representation för de små och medelstora aktieägarna i såväl valberedning som styrelse,

p) Uppdra åt styrelsen att genom hänvändelse till regeringen fästa uppmärksamhet på reformbehovet på detta område.

Stockholm i augusti 2016

Styrelsen i Elekta AB (publ)

Informationen är sådan som Elekta AB (publ) ska offentliggöra enligt lagen om handel med finansiella instrument och/eller lagen om värdepappersmarknaden. Informationen lämnades för offentliggörande den 3 augusti 2016 kl. 07.30 CET.


Om Elekta
Elekta är ett globalt medicinteknikföretag som utvecklar och säljer innovativa kliniska lösningar för behandling av cancer och sjukdomar i hjärnan. Företaget utvecklar sofistikerade behandlingssystem och planeringsmjukvara för strålterapi, strålkirurgi och brachyterapi, samt mjukvarusystem som stödjer ett effektivt arbetsflöde i cancervården. Elektas verksamhet syftar till att förbättra, förlänga och rädda livet för svårt sjuka patienter. Genom att vidga gränserna inom vetenskap och teknologi, kan Elekta erbjuda intelligenta och resurseffektiva lösningar som skapar förtroende hos både vårdgivare och patienter.

Elektas system och kliniska lösningar används i dag vid mer än 6 000 sjukhus världen över. Elekta har cirka 3 800 medarbetare globalt. Huvudkontoret ligger i Stockholm och bolaget är noterat på Nasdaq Stockholm. Webbplats: www.elekta.com.